Papirfiler kan være smertefulle, spesielt når de hoper seg opp på skrivebordet ditt. For å få et bedre grep om de løse papirene og kvitteringene, kan du prøve å sortere gjennom alle de ufilte dokumentene dine. Deretter bruker du et arkivskap eller en skuff for å sortere filene dine i en rekke mapper. Hvis du vil eliminere kontoret ditt helt, kan du laste opp dokumentene dine til en datamaskin, wiki eller et annet skybasert system. Med en grunnleggende plan på plass, kan du bedre administrere mange typer filer på kontoret ditt!
Trinn
Metode 1 av 3: Filtrering gjennom dokumentene dine
Trinn 1. Skill dokumenter som må arkiveres fra de du fortsatt bruker
Når du begynner å organisere papirene dine, lag en haug for de som er klare til å legges bort og en egen haug for de som trenger å bli liggende på skrivebordet ditt. Skaff deg en papirholder med 2 spor til skrivebordet ditt, slik at dokumentene dine blir organisert selv etter den første sorterings- og arkiveringsprosessen. Behold dokumentene du skal bruke i ett spor og de som er klare til å bli arkivert i et annet.
Trinn 2. Velg en dag hver uke for å arkivere papirene dine
Ikke la kurvene dine med nye dokumenter komme ut av kontroll; Sett i stedet av en dag eller to til å sortere gjennom og organisere filene dine. Hvis du ikke håndterer mange kvitteringer og dokumenter i arbeidsområdet, trenger du kanskje bare 1 dag for å få jobben gjort. Men hvis jobben din innebærer mye papirarbeid, vil du kanskje sette av 2-3 dager til å sortere gjennom de uorganiserte dokumentene dine.
Sortering av filene dine hver uke gjør organisasjonsprosessen mye mer håndterbar
Trinn 3. Merk alle filene dine med utkastdatoer for å unngå rot
Før du sender inn nye dokumenter, må du undersøke datoen og innholdet i hver fil nøye. Hvis dokumentet gjelder et pågående prosjekt eller et annet problem, skriver du "pågår" øverst i filen. Hvis papiret diskuterer et fullført prosjekt, merker du filen som "fullført". I tillegg må du markere et tidspunkt da filen ikke lenger er nødvendig, og dokumentet kan makuleres eller resirkuleres.
Hvis du skanner over filer raskt, kan disse notasjonene hjelpe deg med å finne den riktige filen mer effektivt
Trinn 4. Resirkuler alle irrelevante dokumenter i stedet for å arkivere dem
Ikke anta at hver fil fortjener en plass i arkivskapet eller skuffen. Legg i stedet alle unødvendige dokumenter i søppelkassen. Hvis filene dine inneholder personlig informasjon, må du makulere dokumentene i stedet for å resirkulere dem.
Makuler filer med finans- og kontoinformasjon, personnummer eller andre sensitive detaljer
Metode 2 av 3: Velge et sorteringssystem
Trinn 1. Velg en fysisk lagringsplass for filene dine
Undersøk oppsettet til arbeidsområdet, og tenk på hvilket arkivsystem som fungerer best. Hvis du har et kontor, kan et stort arkivskap være et godt alternativ. Men hvis du har et mindre arbeidsområde, kan en arkivskuff eller skuff være mer logisk logisk.
- Når du kjøper et nytt lagringssystem, prøv å prioritere kvalitet fremfor pris.
- Uansett arkivsystem, må du plassere sensitive dokumenter i en sikker mappe.
Trinn 2. Ordne papirene etter dato hvis filene er tidssensitive
Velg et organisasjonssystem som gir mest mening for din virksomhet eller kontorlokaler. Hvis jobben din er sentrert rundt tidsfrister, kan du prøve å bestille mappene dine med den siste datoen foran. Etter hvert som dagene går, fortsett å legge til nye mapper og filer på forsiden av arkivskapet eller skuffen.
- Du kan for eksempel ha separate filer for dager, uker eller måneder.
- For eksempel, hvis du jobber som skattekonsulent, ville det være fornuftig å arkivere kundenes dokumenter etter dato.
- Dette systemet fungerer bra for personer som arbeider med tidssensitive materialer.
Trinn 3. Utform et kalenderbasert sorteringssystem hvis du håndterer kronologiske filer
Hvis du håndterer et stort volum filer på kontoret ditt, kan du prøve å legge til et "tickler" arkivsystem i skapene og skuffene. I likhet med en kalender bruker "tickler" -systemet 12 store mapper til å representere hver måned, med 28-31 undermapper som følger med hver store mappe for hver dag i måneden. Prøv å bruke denne metoden hvis du har en datoorientert jobb.
- For eksempel, hvis du jobber for et eksportfirma, kan det være lettere å sortere filene dine etter måned og dato i stedet for en generell kategori.
- Dette systemet er bedre for enkeltpersoner som foretrekker konkret, numerisk organisering, i motsetning til fargekoding.
Trinn 4. Sorter filene dine etter emne hvis du foretrekker å kategorisere papirene dine
Velg forskjellige kategorier for mappene dine, og bestill dem etter relevans. Når du ordner arkivskapet eller skuffen, plasser mappene med størst relevans og betydning foran. Fortsett å sortere filene dine med dette i bakhodet, slik at du har lett tilgang til viktige dokumenter.
For eksempel, hvis du er finansiell rådgiver for et selskap, ville det være mer fornuftig å sortere dokumentene dine etter betydning og relevans, for eksempel "investeringer", "lønn" og "skatter"
Trinn 5. Velg brede kategorinavn for filene dine
Ikke bruk lange, altfor spesifikke etiketter for mappene dine. Prøv i stedet å velge generelle, inkluderende etiketter, slik at du ikke har vanskelig for å sortere nye filer senere. Hvis du vil lage et mer spesifikt arkivsystem, kan du prøve å legge til undermapper i ditt større og mer generelle arkivsystem.
For eksempel vil “Utgiftsrapporter for 3. april” ikke være en god kategori for en generell mappe, da den er altfor spesifikk. Merk i stedet mappen som "Utgiftsrapporter", som er langt mer åpen
Tips:
Etikettmakere er en enkel og effektiv måte å kategorisere filene dine på.
Trinn 6. Fargekod dokumentene dine for å lage et visuelt tiltalende system
Invester i en rekke flerfargede filmapper og etiketter. Tilordne deretter forskjellige filkategorier til forskjellige mappe- og etikettfarger, slik at du kan holde arkivsystemet konsekvent. Prøv å bruke de samme fargene og kategoriene gjennom arkivskap og skuffer, slik at du raskt og effektivt får tilgang til forskjellige filer.
- For eksempel, merk de gule mappene dine for e-postkorrespondanse, røde mapper for skatterelaterte skjemaer og grønne mapper for lønn.
- Prøv å bruke fargevalg og etiketter som er enkle å huske. For eksempel kan grønt være en flott fargemerking for økonomiske former, siden fargen grønn ofte er forbundet med penger.
- Dette systemet er best for visuelle elever.
Metode 3 av 3: Ta en digital tilnærming
Trinn 1. Skann papirfilene for å lagre dem digitalt
Når du legger til en ny fil i skapet eller skuffen, kan du laste opp en digital versjon av filen til datamaskinen med en skanner. Hvis du trenger å få tilgang til en fil raskt, har du en mye raskere og enklere tid å søke på din stasjonære datamaskin enn du vil bla gjennom flere mapper. Hvis hele arkivsystemet er papirbasert, kan du skanne og laste opp filene dine for å lage en digital sikkerhetskopi.
- Ikke stress hvis du ikke har et digitalt arkivsystem! Bare skann og last opp filene dine 1 mappe om gangen.
- Du kan også skanne filer ved hjelp av visse telefonapper.
Trinn 2. Velg konsekvente navn for alle filene dine
Velg etiketter for dine digitale dokumenter som er enkle å søke og få tilgang til. Ideelt sett, prøv å få disse filene til å følge dem konsekvent, for eksempel en dato eller etternavn, da dette vil gjøre dem lettere å sortere gjennom. Om nødvendig, inkluder eventuelle relevante steder, datasett eller versjonsnumre i titlene på filene dine.
- Ikke bruk spesialtegn i filtittlene dine, da datamaskiner ikke kan behandle dem riktig.
- For eksempel, merk dokumentet ditt som 20031124 når du refererer til en bestemt dato som 24. november 2003.
Trinn 3. Sorter de digitale filene med mapper og undermapper
I likhet med et arkivskap kan du bruke en rekke digitale mapper til å lagre og ordne de skannede dokumentene. På skrivebordet kan du opprette og merke flere mapper som gjelder dine opplastede filer. Hvis du vil bruke mer spesifikke kategorier, kan du opprette flere undermapper i hver større mappe. Fortsett å tukle med de digitale mappene dine til du finner et system som fungerer bra for deg!
For eksempel, hvis du har en mappe som heter "Skatter", kan du opprette flere undermapper for forskjellige år
Trinn 4. Last opp dokumentene dine til en wiki slik at flere personer kan få tilgang til dem
Hvis arbeidsområdet ditt er mer samarbeidende, kan du opprette en online wiki som dine medarbeidere og overordnede kan få tilgang til. Etter å ha logget deg på wiki, bruker du "verktøykasse" -delen for å få tilgang til "last opp fil" -knappen. Med denne funksjonen kan du koble det nylig opplastede dokumentet til en rekke mennesker som nå kan se og få tilgang til filen.
Husk at alle kan redigere filer på en wiki
Trinn 5. Bruk skybasert programvare for å arkivere dokumenter når du er på farten
Last ned en app eller annen digital tjeneste som fungerer både på datamaskiner og mobile enheter. For å beholde filene dine på ett sted, bruk denne tjenesten til å laste opp bilder av filene dine, slik at de kan lagres i en skybasert programvare. Selv om noen programmer er gratis, må du kanskje betale for å få mer lagringsplass.
