En arbeidserklæring (SOW) er et dokument (og vanligvis en juridisk kontrakt) som formaliserer forståelsen mellom en entreprenør og en klient. For hvert prosjekt beskriver SOW de spesifikke tjenestene som skal leveres (vanligvis fordelt på separate oppgaver som skal utføres), tidspunktet for hvilke oppgaver og tjenester som skal utføres, og beløp og forfallsdatoer for betaling. Hovedformålet er å fungere som et veikart for prosjektet og å dokumentere partenes forventninger. Det bør være en klar, klar engelsk beskrivelse av "Hvorfor", "Hvem", "Hva", "Hvordan", "Når", "Hvor" og "Hvor mye?"
Trinn
Metode 1 av 2: Følger generelle retningslinjer
Trinn 1. Skriv SOW før du begynner arbeidet
SOW opprettes vanligvis etter at kjernekontraktforhandlingene er fullført, men før arbeidet med et prosjekt begynner. Noen ganger (spesielt med tidssensitive prosjekter) kan forhandlingene imidlertid fortsette etter at arbeidet har startet og SOW ikke er avsluttet før prosjektet er godt i gang.
Trinn 2. Undersøk nødvendig SOW -format
Det er ikke en enkelt standard SOW ettersom forskjellige bransjer og prosjekter har forskjellige leveranser og arbeidsflyt. En god SOW er en tilpasset SOW.
Trinn 3. Gjør det riktig første gang
Selv om selve den opprinnelige SOW vanligvis ikke blir revidert, brukes vanligvis en egen sideavtale kalt en endringsordre for å endre SOWs vilkår. Det er en god idé å inkludere et tomt skjema for endringsordre med SOW. Husk at Endre bestillinger kan øke prosjektets kostnad. En velskrevet SOW kan bidra til å redusere behovet for en endringsordre. Ingen klient ønsker å være i en posisjon der hans eller hennes spesifikke forventninger ikke blir dokumentert, noe som kan føre til forsinkelser, en økning i totalkostnaden eller misnøye.
Metode 2 av 2: Mestringsstil og spesifikasjoner i SOW
Trinn 1. Inkluder målet
Denne delen besvarer spørsmålet "Hvorfor?" Det er en oversikt over prosjektet og dets mål på høyt nivå. Generelle beskrivelser er akseptable når du utarbeider dette "fugleperspektivet" av prosjektet, men unngå språk som kan tolkes på mer enn én måte. Være klar; beskrive målbare og oppnåelige mål som realistisk sett kan oppnås i den angitte tidsrammen.
Trinn 2. Inkluder en diskusjon av omfanget
Denne delen gir en endelig uttalelse (ingen alternativer eller alternativer) om "Hva?" og hvordan?" Hva er arbeidet? Hvordan vil det oppnås? Eller, ofte, hva som IKKE er arbeidet og hva som IKKE vil bli oppnådd. Hva er forutsetningene? Hvilke leveranser (varer entreprenøren presenterer for en klient for gjennomgang og godkjenning) blir produsert? Hva, bortsett fra resultatene, må skje administrativt (prosjektledelse) når det gjelder fremdriftsrapportering, tidssporing og annen kommunikasjon.
Trinn 3. Legg til plassering, hvis mulig
Denne valgfrie delen beskriver hvor arbeidet skal utføres (hvis relevant).
Trinn 4. Inkluder en tidsramme
Denne valgfrie delen angir total tid som er tillatt for prosjektgjennomføring, de maksimale fakturerbare timene per tidsperiode og spesifikke tider for formelle gjennomganger eller andre milepæler for prosjektet.
Trinn 5. Sett ned tidsplanen
Denne delen angir hvilke oppgaver som bør fullføres innen hvilken dato/klokkeslett, og hvem som er ansvarlig for at det skjer. Beskrivelser av oppgaver og resultater (først og fremst leveranser) bør være detaljerte, entydige og greie, slik at de er enkle å forstå. Bortsett fra leveranser, kan timeplanen inneholde oppføringer for kvalitetssikringstesting, forbrukertesting og fremdriftsrapporter.
- Selv om timeplanen bør være spesifikk, ikke fokuser på "Hvordan", da det kan sette for mange hindringer foran vellykket prosjektgjennomføring. En grunnleggende beskrivelse av den nødvendige metoden som skal brukes er tilstrekkelig.
- Tidsplanen inneholder ofte detaljer om akseptkriterier (for å måle kvaliteten på utfallet) og betalingsmilepæler (vanligvis ved aksept av viktige leveranser), selv om disse kan beskrives i en annen, separat seksjon.
Trinn 6. Inkluder en seksjon om aksept
Denne delen beskriver mekanismen for hvordan partene skal avgjøre om produktet eller tjenesten er akseptabel. Kriteriene kan variere fra målbare kvalitetsstandarder til et bestemt antall tester, men må uansett egne seg til objektiv evaluering.
Trinn 7. Spesifiser standardene
Denne delen beskriver alle industristandarder som må oppfylles for å oppfylle kontrakten. I stedet for å gjengi industristandardene i SOW fysisk, er det tilstrekkelig å referere til et sett med standarder.
Trinn 8. Inkluder eventuelle arbeidskrav
Denne delen spesifiserer eventuelle spesielle arbeidskrav, for eksempel antall ansatte som bemanner prosjektet, utdanningskrav (grader eller sertifiseringer).
Trinn 9. Legg merke til prisen
Denne delen tar for seg spørsmålet om "Hvor mye?" Er betalingen et fast gebyr? Hvordan spiller utgifter/kostnader inn? Vil betalingen gjøres som et engangsbeløp eller i avdrag? Hva er betalingsplanen? Er det betalingsmilepæler?
Trinn 10. Inkluder alle antagelser
De fleste prosjekter er gjennomsyret av forskjellige ukjente, som partene må gjøre en rekke antagelser for. I hovedsak er forutsetningene betingelsene som entreprenøren forventer vil eksistere for å fullføre prosjektet i samsvar med vilkårene i SOW. Entreprenøren kan for eksempel anta at de ansatte vil få tilgang til klientens datanettverk for å installere den leverbare programvaren. Forutsetningsdelen bør identifisere så mange slike forutsetninger som mulig og legge fram en beredskapsplan eller konsekvensene i tilfelle eventuelle forutsetninger mislykkes.
Trinn 11. Inkluder parametere for prosjektledelse
Denne delen beskriver prosessen for å overvåke prosjektets fremgang. Inkluder elementer som: Ukentlige møter, Vanlige statusrapporter, Vanlige fremdriftsrapporter og Prosjektlederteammøter. Denne delen er også et godt sted å beskrive eventuelle ytterligere forpliktelser som kan følge av prosjektet, for eksempel vedlikehold og reparasjon etter den første designen og/eller installasjonen.
Tips
- Hvis det er aktuelt, er det vanligvis i kundens interesse å holde tilbake en del av den endelige betalingen til alle leveranser er vist å fungere sammen.
- Vanligvis bør en godt utformet SOW ikke referere til eksterne dokumenter (bortsett fra industristandarder).
- Sørg for å fange opp alle løfter som ble gitt under salgssteder og kontraktsforhandlinger i SOW før prosjektet starter.
- Bruk detaljert språk som gir litt fleksibilitet i detaljene i timeplanen. For eksempel "to måneder etter X, Q. A. testing vil bli fullført, "i stedet for" 5. juni, Q. A. testen blir fullført. " Dette gjør at prosjektet kan gå greit (uten endringsordre) hvis det skulle oppstå forsinkelser tidligere i prosessen.
- SOW kan betegnes som "konfidensiell". Hvis det er tilfellet, bør SOW inneholde en kort seksjon som beskriver konsekvensene (vanligvis en fast pengestraff) for brudd på taushetsplikten.
