Arkivering er ofte en nødvendig oppgave for jobb og hjemme. Hvis du hopper over arkivering for lenge, kan du samle en stor bunke papir som vil ta timer eller dager å sortere gjennom. For å holde innboksen din rotfri må du sortere alle papirene du mottar daglig. Lag deretter et arkivsystem som fungerer for deg. Bruk systemet til å sortere papirer slik at du enkelt får tilgang til viktige dokumenter når du trenger det!
Trinn
Metode 1 av 3: Håndtering av daglig strøm av papir
Trinn 1. Lag en sentral innboks for å holde papirer til du kan sortere dem
En sentral innboks er hvor du legger alle papirene som kommer over skrivebordet eller gjennom postboksen hver dag. Dette kan hjelpe deg med å holde orden til du har tid til å sortere og håndtere hvert element.
- Du kan bruke en liten pappeske som din sentrale eske, eller få en spesiell eske, kurv eller brett for dette formålet.
- Plasser esken på hjørnet av skrivebordet, på et bord nær inngangsdøren din eller et annet sted som er synlig, slik at du ikke glemmer det.
Trinn 2. Gå gjennom innboksen daglig og sett av viktige ting
Se på hver av elementene i innboksen en gang om dagen for å se etter ting som krever din umiddelbare oppmerksomhet. Disse kan omfatte regninger som snart skal betales, festinvitasjoner eller tidssensitive skjemaer. Sett disse elementene til side, slik at du kan ta vare på dem umiddelbart.
Det kan være lurt å få en annen boks i en annen farge enn den første boksen for å sette inn haster. For eksempel kan du få en rød boks for å indikere at dette er hastevarer
Trinn 3. Legg elementene du vil arkivere i en arkivboks
Behold en tredje boks ved siden av den sentrale innboksen og hasteboksen. Bruk dette som samlingspunkt for varer du vil arkivere. Dette vil hjelpe deg med å holde dem organisert til du er klar til å sende dem.
Sørg for at denne boksen har en annen farge enn de andre boksene. Ellers kan du blande esker
Trinn 4. Kast unødvendige gjenstander i en papirkurv
Eventuell søppelpost eller andre ikke-viktige ting som havner i innboksen din, kan gå rett i papirkurven. Identifiser disse elementene mens du blader gjennom dokumentene, og flytt dem til søppelbøtten med en gang for å holde roten i esken fri.
- Ha din søppelbøtte på gulvet, slik at du ikke skal forveksle den med de andre eskene.
- Hvis noen av de unødvendige elementene inneholder personlig informasjon, må du makulere dem før du avhender dem.
Metode 2 av 3: Velge et arkivsystem
Trinn 1. Angi en månedlig og daglig fil hvis du har mange oppgaver å administrere
Dette er kjent som Tickler -arkiveringssystemet, og det er en fin måte å holde oversikt over hva du trenger å gjøre hver dag. Angi en filmappe for hver måned og en mappe for hver dag i måneden. Sett deretter inn elementer i filene. Arkiver elementene i henhold til datoene du trenger for å jobbe med dem.
For eksempel, hvis du trenger å betale en regning 23. september, må du sette inn regningen i mappen for den datoen
Trinn 2. Filmapper alfabetisk for å holde viktige dokumenter hendig
Alfabetisk arkivering er nyttig for å finne filer for enkeltpersoner, bedrifter eller emner. Dette kan være ideelt hvis du har mange kunder, og du vil beholde en fil på hver enkelt, eller hvis du vil ha en enkel måte å administrere hjemmelagringen din.
- Sørg for å plassere etternavnet til enkeltpersoner først på filetiketter, for eksempel "Jones, Susan" eller "Watson, David."
- Ignorer ord som "The", "A" og "An" når du sender inn virksomhetsnavn. For eksempel, hvis du har en klient hvis virksomhet heter "The Cake Goddess", så arkiver i henhold til "C" i "Cake", og ignorer "T" i "The" når du sender inn.
Trinn 3. Velg et numerisk arkivsystem for kortsiktige arkiveringsbehov
Hvis du har et kortsiktig prosjekt som du vil beholde poster for, kan et numerisk arkiveringssystem fungere best. Dette er når du tilordner et nummer til hvert dokument og arkiverer det i henhold til nummer. Vær imidlertid oppmerksom på at du også må holde oversikt over hvilket dokument som tilsvarer hvilket nummer, for eksempel ved å bruke et regneark.
- For eksempel kan du tilordne alle elementene du mottok i løpet av uken 14. mars til en filmappe merket 1, deretter alle elementene for uken 21. mars i en fil merket 2, og så videre.
- Et annet alternativ er å merke filene etter dato og organisere dem kronologisk. For eksempel kan varer mottatt 2. mai 2018 lagres i en fil merket 5/2/2018.
Trinn 4. Fargekod filene dine for å gjøre det raskt og enkelt å finne varer
Angi en farge for hver kategori av filene dine. Dette vil hjelpe deg med å finne en kategori av filer med et øyeblikk.
- Bruk for eksempel rødt for medisinske regninger, blått for skatter og grønt for forsikring.
- Hvis du vil fargekode numeriske eller alfabetiske filer, tilordner du en farge til et numerisk eller alfabetisk område, for eksempel å lage filer 1-25 eller A-G grønne, 25-50 eller H-M lilla, og 50-75 eller N-R gule.
Trinn 5. Inkluder ytterligere relevant informasjon i filmappen
Å legge til tilleggsinformasjon for å beskrive innholdet i filen eller handlinger som kreves, vil også bidra til å gjøre arkivsystemet mer effektivt. For å gjøre dette kan det være lurt å legge til 1 eller flere av følgende elementer:
- Filnummer eller navn
- Filtittel
- Datoen filen ble åpnet og lukket
- Navnet på avdelingen eller teamet
- Datarekordnummer
- Avfallsdato og avhendingsmetode
Metode 3 av 3: Organisere papirer i filer
Trinn 1. Legg det siste dokumentet på toppen av filen
Bruk datoen som er oppført i dokumentet for å hjelpe deg med å gjøre dette. Etter at du har papirene klare til å arkivere og arkivsystemet er satt opp, kan du begynne å plassere elementer i filer. Sørg alltid for å beholde de nyeste dokumentene for hver fil rett på toppen, slik at de blir lett tilgjengelige.
For eksempel, hvis du har en fil for huseierens forsikring, vil du legge den siste posten over din betalte huseiers forsikring øverst i filen
Trinn 2. Behold vedleggene med dokumentene de vedrører
Hvis du har relevante kvitteringer eller andre dokumenter som må oppbevares sammen med et annet dokument, må du sørge for å ha dem samlet i den samme filen. Det kan også være lurt å stifte eller binders vedlegg på baksiden av dokumentet.
For eksempel, hvis du har en kvittering for å betale din elektriske regning, stifter du den bak regningen i tilfelle du trenger å referere den
Trinn 3. Legg store dokumenter i separate konvolutter
Du kan arkivere disse konvoluttene bak filene de er relatert til. Sørg for å inkludere en beskrivelse av innholdet på forsiden av konvolutten. Dette vil bidra til å eliminere rot i filene dine og forbedre effektiviteten til arkivsystemet.
For eksempel, hvis du har tegningene til et prosjekt du jobber med, kan du plassere disse i en stor konvolutt
Trinn 4. Arkiver originaldokumentet og kast eventuelle kopier
Å ikke sende inn duplikater vil bidra til å forhindre forvirring når du leter etter et element i filene dine. Hvis du støter på noen duplikater, må du kaste disse og bare sende originaldokumentet.
Hvis du er usikker på hvilket dokument som er originalen, må du kanskje arkivere begge elementene for å være sikker på at du har originalen. Imidlertid, prøv å ikke gjøre dette for ofte, ellers blir filene dine raske raskt
Tips
- Hvis du ikke er sikker på om du vil arkivere eller resirkulere et element, behold det i 30 dager og vurder det på nytt.
- Skanning av ikke-essensielle dokumenter er en annen god måte å fjerne papirruller mens du fortsatt beholder informasjonen i et dokument i tilfelle du trenger det.
