Å organisere kontorfiler kan være en vanskelig oppgave, spesielt hvis du har store mengder filer og dokumenter, men det trenger ikke være en smertefull prosess. Å planlegge på forhånd og bestemme deg for et filsystem kan hjelpe deg med å organisere filene dine slik at de passer din virksomhet og sikre at du finner viktige dokumenter mer effektivt. Når du har filene dine i orden, må du holde deg til et konsekvent system for å vedlikeholde filene dine på den måten.
Trinn
Metode 1 av 3: Utvikle et system
Trinn 1. Lag filkategorier
Det første du må gjøre hvis du vil organisere filene dine, er å bestemme hvilke hovedkategorier du vil bruke til sortering. Ulike typer kontorer vil ha forskjellige typer kategorier, men det generelle systemet er det samme. Du må finne ut et system som sorterer filene dine på en meningsfull måte.
For eksempel, hvis du jobber på et advokatkontor og trenger å organisere klientfiler, kan du sortere etter generelle sakstyper: rettssaker, skifterett, bedriftsadministrasjon og andre
Trinn 2. Sett opp underkategorier
Innen hver enkelt kategori kan du bli mer spesifikk ved å utvikle en liste over underkategorier. Ethvert enkelt stykke papir som må arkiveres kan defineres av to termer - den generelle kategorien og deretter underkategorien.
For eksempel, hvis du oppretter et arkivsystem for økonomiske spørsmål, kan du ha en generell kategori "Utgående betalinger" og deretter sette opp underkategorier for leverandører, leverandører, tjenester, fagfolk og administrative kostnader
Trinn 3. Bruk et fargekodingssystem
Dette høres enkelt ut, men det kan være en veldig effektiv måte å organisere filene dine for rask tilgang. Bestem hvor mange forskjellige kategorier du vil ha i arkivsystemet, og bruk så mange forskjellige fargede mapper.
I stedet for å bruke mapper som er helt fargede, kan du bruke vanlige manila -mapper og få fargede klistremerker. Du kan deretter feste klistremerkene på den øverste kategorien, på kanten av mappen, eller begge deler for mer synlighet
Trinn 4. Merk filene
Hver fil på kontoret ditt har nå et klart sted å være. Du bør skrive etiketten på fanen i hver mappe tydelig og pent, slik at du vet hvor den hører hjemme. Etiketten på hver enkelt mappe skal starte med den generelle kategorien og deretter bli fulgt av den spesifikke underkategorien. For eksempel vil en mappe som inneholder registreringer av betalinger til leverandørene ha etiketten "Utgående betalinger / leverandører."
- Etikettene på hver fil skal skrives ut så pent og konsekvent som mulig. Du kan enkelt kjøpe en programvarepakke som lar deg formatere etiketter, slik at du kan skrive og skrive dem ut med datamaskinen.
- Hvis du skriver ut etikettene dine med datamaskinen, bør du bruke en konsekvent skriftstørrelse og stil. Hvis du skriver ut for hånd, bør du prøve å være konsekvent og så ryddig som mulig.
Trinn 5. Sorter filene alfabetisk
Når arkivsystemet er etablert og du har opprettet alle mappene dine, og deretter sette dem i rekkefølge. Du bør sortere de generelle mappene alfabetisk. I hver generelle mappe bør også underkategoriene sorteres alfabetisk.
Du kan velge å sortere informasjon etter dato i stedet for etter en emnetikett. I så fall må du selv bestemme om det er mer fornuftig å sortere filene dine med de nyeste elementene foran og flytte til de eldste, eller omvendt
Trinn 6. La det være flere tommer plass i hver arkiveringsskuff
Når du etablerer arkivsystemet, må du la plass til filene vokse. Etter hvert som tiden går, vil du utvilsomt motta flere papirer du kan legge til i hver mappe. La det være plass til filene dine for å utvide. Ellers får du den vanskelige oppgaven senere å flytte hele seksjoner eller arkiver for å få plass.
Metode 2 av 3: Sortering av uregelmessige filer
Trinn 1. Samle alt materialet som trenger arkivering
Hvis du begynner med en samling papirer som ikke er organisert og er i uorden, må du begynne med å trekke papirene sammen. Finn en arbeidsplass og samle alt i en haug. Du vil da kunne jobbe med organisering.
Trinn 2. Del papirene i to grupper for "handling" og "arkivering"
”Som et første trinn bør du lage en mappe eller haug for alt som trenger umiddelbar handling. Disse papirene bør ikke bli arkivert, eller du husker kanskje ikke å gjøre jobben som må gjøres. Sett denne "handlings" -mappen til side for å bli behandlet snart. Fortsett deretter med å arkivere de resterende papirene.
Organiser "action" -filen. Papirene som må behandles umiddelbart, bør sorteres i mindre grupper basert på arbeidet du må gjøre. Sett for eksempel opp underkategorier som ringe, skrive, levere og betale
EKSPERT -TIPS
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Trinn 3. Ta opp hvert papir en gang
Når du sorterer de løse papirene du arkiverer, tar du beslutninger om hver enkelt mens du går gjennom den. Plukk opp papiret, les over det, bestem hvilken kategori og underkategori det tilhører i arkivsystemet, og legg det deretter bort. Å jobbe på denne måten vil hjelpe deg med konsistens i arkiveringen, og vil hjelpe deg med å spare tid ved å håndtere hvert element bare én gang.
Når du går gjennom hvert element, bør du avgjøre om du trenger å beholde det. Hvis papiret er noe som allerede er behandlet og ikke er noe du må beholde som en oversikt, bør du vurdere å kaste det i stedet for å arkivere det
Trinn 4. Brett ut hvert element
De fleste papirene du har vil sannsynligvis ha kommet i korrespondanse og vil sannsynligvis ligge i konvolutter og brettet. Fjern papirene fra konvoluttene, åpne dem flate og arkiver deretter. Hvis du arkiverer hvert papir på denne måten, kan mappene passe jevnt i filskuffen, uten at det brer seg ut der de brettede papirene stabler seg.
- Bestem om du må beholde noen konvolutter. I de fleste tilfeller er konvoluttene unødvendige og kan kastes. Men hvis du tror du kan trenge leveringsbevis eller et poststempel, bør du stifte konvolutten i papirene og ha dem sammen.
- Flere papirer skal stiftes sammen. Dette forhindrer at ting blir skilt eller går tapt. Stifter er å foretrekke fremfor binders fordi (a) de passer mer jevnt i filene og (b) de ikke har problemet med å skli av.
Metode 3 av 3: Vedlikeholde filene dine
Trinn 1. Bruk en "Til fil" -kurv
Når ny korrespondanse kommer inn på kontoret ditt eller når det opprettes nye papirer, kan det hende du ikke kan sende det med en gang. Du bør plassere alt som må arkiveres på et enkelt sted som skal arkiveres når du er i stand. En kurv på skrivebordet ditt, merket "Til fil", er en god måte å legge disse papirene til side til du er klar.
Trinn 2. Angi en konsekvent tid for å jobbe med arkivering
Hvis du kan, kan du planlegge et konsistent tidspunkt hver dag eller uke du kan jobbe med å arkivere nye papirer. Hvis du gjør arkivering til en vanlig del av rutinen, er det mer sannsynlig at du holder tritt med det.
- For eksempel kan du sette av den siste halve timen på hver dag til å arkivere dagens aviser. Hvis dette ikke er nok tid, kan du prøve å arkivere to ganger hver dag, like før du spiser lunsj og deretter like før du drar for dagen.
- Nøklene til suksess er konsistens og repetisjon.
Trinn 3. Sørg for at andre med tilgang til filene forstår systemet
Hvis du er den eneste personen som bruker filene dine, bør du enkelt kunne opprettholde rekkefølgen du har opprettet. Men hvis andre mennesker trenger å bruke papirene i filene dine, bør du sørge for at de forstår - og følger - systemet du har opprettet. Å ha et arkivsystem på plass er ikke nyttig hvis papirer blir feilfilet og lagt i feil mapper.
Hvis det kan være mer effektivt og mer effektivt hvis du tilbyr å få noe som noen andre på kontoret ditt kan trenge, og deretter be dem om å returnere alt direkte til deg. Da kan du være sikker på at alt blir refiltert riktig
Trinn 4. Oppbevar viktige dokumenter på et trygt sted
Noen spesialmaterialer må kanskje oppbevares på separate, spesielle steder. For eksempel kan det hende at noen papirer må oppbevares i en safe eller i en brannsikker låsekasse. Du må til og med beholde noe materiale utenfor stedet, i en bankboks eller på firmaets advokatkontor.
Trinn 5. Gjennomgå filene dine jevnlig
Minst en gang i året, eller oftere om nødvendig, bør du sette av litt tid til å gå gjennom filene dine. Hensikten med denne anmeldelsen er å avgjøre om det er papirer eller hele mapper som kan kastes eller kanskje flyttes til et lagringsanlegg utenfor stedet. Hvis noe aldri kommer til å være nødvendig igjen, bør du kaste det. Hvis det er noe du ikke forventer å bruke regelmessig, men det kan hende du må beholde det som en post, bør du sende det til lagring.
