Hvis du er i bedrift eller skole som krever at du jobber med flere klienter eller prosjekter, er et skikkelig arkivsystem kritisk. Det er flere metoder for arkivering av papirer, men til syvende og sist bør systemet gjenspeile dine behov. Den beste måten å forberede seg på et effektivt system på, er å reservere et par dager til utelukkende å jobbe med organisasjonen.
Trinn
Metode 1 av 3: Forbereder et nytt arkivsystem
Trinn 1. Samle alt materialet ditt
Du må kompilere alle papirene dine før du prøver å sette opp et skikkelig system. Gå gjennom alle steder du kan ha papirarbeid og legg dem alle i en haug. Bruk tid på å sørge for at du kan redegjøre for alt aktivt og inaktivt arbeid du har.
- Planlegg på forhånd ved å rydde et bord for å jobbe med papirene dine.
- Hvis du tilpasser andres papirarbeid til et nytt arkivsystem, må du fjerne alle dokumenter fra det nåværende systemet. Det vil være bedre for deg å håndtere alle dokumenter og forberede et nytt system.
Trinn 2. Gå gjennom alle dokumentene
Dette er den harde delen av prosessen, men det er også et avgjørende skritt for å bli organisert. Skill alle filene basert på hva de er, for eksempel kontoutskrifter, kredittkortregninger og pantelån. Det kan virke kjedelig, men gå gjennom hvert dokument i haugen for å finne ut hva du jobber med.
- Du trenger ikke å lese hver avis, men en kort skum hjelper deg.
- Post-it-lapper er gode for å merke viktige papirer du vet at du må bruke tid på.
Trinn 3. Sett opp hauger
Når du begynner å sortere gjennom papirene dine, vil det være nyttig å holde relaterte papirer sammen. Du kan plassere alle papirer knyttet til "Nickelback" -klienten i en haug. Et annet eksempel er å stable arbeidet ditt basert på måneder.
- Å ha en følelse av kronologisk rekkefølge kan være nyttig for dine arkivbehov.
- Angi prioriteringer mens du sorterer gjennom papirene. Når du ser papirer som er usedvanlig viktige, plasserer du dem på toppen av den respektive bunken.
Trinn 4. Reduser etter behov
En annen haug du kan lage er søppelbunken. Du trenger ikke kaste en haug med papirene dine, men du bør skille de uviktige papirene fra de andre haugene. Du kan til og med sette opp en diverse haug der tilfeldige papirer kan gå.
Hvis du er 100% sikker på at du ikke trenger litt papirarbeid, og du ikke kan tegne en levedyktig lenke til et annet dokument, må du kaste dem. Ta kontakt med dine overordnede om du har lov til å kaste noe før du fortsetter med noe
Trinn 5. Bruk manila -mapper
Hold ting enkelt for deg selv ved å bruke billige manila -mapper. Dette vil ikke skade pengene dine og vil tillate deg å utføre ethvert arkivsystem du ønsker. Du kan få en pakke med manila -mapper fra hvilken som helst kontorrekvisita.
Trinn 6. Overfør hauger
Bruk haugene du opprettet tidligere til å fungere som en guide for mappene dine. Sørg for at innholdet i hver mappe også er organisert. Du kan enten organisere en fils innhold basert på hvert papirs betydning eller etter kronologi.
- Unngå å ordne innholdet i en fil basert på alfabetet. Alfabetisk organisering jobber mer effektivt for å organisere grupper av filer.
- Plasser manila -mappene i et arkivskap mens du fyller mappene.
Metode 2 av 3: Lage et system som passer for deg
Trinn 1. Bruk et alfabetisk arkivsystem
Et alfabetisk arkivsystem fungerer bra når du trenger å hente navn på mennesker, kunder, forfattere, navn på filmer, bøker osv. Forutsatt at du bruker termer som er enkle å hente, er et alfabetisk arkivsystem ofte det enkleste systemet å bruke.
- Den beste måten å arkivere og hente filer på er ved å merke hver fil. Manila -mapper har en ekstra fane designet for å merke filer som vil gjøre hentingsprosessen enklere.
- Hvis du håndterer klienter, er det mer effektivt å alfabetisere etternavn.
- Hvis du har mange filer, kan du vurdere å lage bokstavseksjoner for å hjelpe deg med å organisere. Seksjonsdelere er store og inneholder ganske enkelt en bokstav. Du kan også dele bokstavene i par som "A-D" eller "F-K."
Trinn 2. Bruk en aktuell rekkefølge
Når du jobber eller studerer i en rekke fagområder, kan et emne eller emneordre være en veldig nyttig måte å hente informasjon på. For eksempel, hvis du studerer jus, kan du ha emneoverenskomster, forfatningsrett, erstatningsrett, forvaltningsrett, folkerett etc.
- Den beste måten å organisere aktuell informasjon er gjennom seksjonsdelere. Merk avdelingsdelerne basert på innholdet, for eksempel "Admin Law".
- Dette systemet fungerer best hvis du har flere forskjellige emner. Hvis ikke, vil du sitte igjen med en eller to skillevegger og ikke mye av et organisert system.
Trinn 3. Prøv numerisk arkivering
Denne typen arkivsystem er ideell for filer som inneholder datoer eller tall. For eksempel, hvis du har fakturaer, kvitteringer, daterte hendelser etc., kan det numeriske systemet gjøre et enkelt system å finne igjen. Du kan også vurdere måned og år merking for dette alternativet. For de som jobber i et miljø som bruker nummerering for papirer som medisinske filer, lovdokumenter, rettssaker, etc., er nummerering en nyttig hentemetode.
- Bruk bare dette systemet hvis du er komfortabel med å se flere tall og kan hente informasjon fra disse tallene.
- Merk tallene eller datoene på arkiveringsfanene og organiser ut fra den nummererte verdien. Start med “1” og ha følgende tall for å øke verdien.
- Hvis du sender inn måneder, starter du med januar og flytter i rekkefølge til desember. Du får fordeler med seksjonsdelere for hver måned.
Trinn 4. Bruk fargekoding
Dette er flott for kreativ arkivering og er spesielt effektivt for de med god visuell tilbakekalling. Det kan hjelpe å kryssreferanse forskjellige emner basert på fargekoding. Du kan fargekode noen av de nevnte teknikkene for arkivering. Du kan også bruke en kombinasjon av organisasjonssystemer ved å koble fargekoder til et annet system.
- En av de enkleste måtene å legge farge til den etablerte fyllingsmetoden din er ved å bruke highlighters. Du kan kjøpe en rekke pakker med highlightere fra hvilken som helst kontorrekvisita -butikk.
- En annen måte å implementere fargekoding på er å bruke en rekke fargede mapper.
Trinn 5. Bruk et frekvenssystem
Dette fungerer bra for varer du bruker hele tiden, men bør ikke være et frittstående system. Det må mate fra et annet system, for eksempel det alfabetiske systemet. Legg til den ofte brukte informasjonen i en gruppert plass i arkivområdet, slik at den kan hentes raskt, for eksempel helt foran i en arkivskuffskuff.
Du må være forsiktig så du ikke blir uorganisert med dette systemet. Å holde prosjektet du jobber med i front, vil ikke alltid garantere en effektiv organisasjon
Metode 3 av 3: Beholde et organisert system
Trinn 1. Send inn papirene umiddelbart
En måte å sikre at arkivsystemet fungerer effektivt er ved å arkivere papir mens du behandler det. Arkivsystemet kommer ikke til å fungere hvis du utsetter arkivpapirer. Å bli vant til å arkivere papirer vil også hjelpe produktiviteten og arbeidsflyten din.
Trinn 2. Hold plassen din oppdatert
Hvert par måneder bør du gå gjennom arkivsystemet og gjøre en kort fei. Du trenger ikke å gå gjennom alle papirene dine slik du gjorde for den første organisasjonen. Sjekk gjennom alle filene og kontroller at alt er organisert og på riktig sted.
Etter de første månedene kan du også reflektere over om systemet du velger fungerer for deg
Trinn 3. Rengjør plassen din
En gang i året bør du gjøre en større rengjøring av arbeidsområdet. Du kan ha noen filer du bruker jevnlig, men du bør nå gå gjennom de andre filene du bruker mindre. Åpne filene du bruker mindre, og les gjennom alle dokumentene dine for å se om det er unødvendig papirarbeid.
Ta ut alle filene og tørk av arkivskapet med en fuktig vaskeklut for å fjerne støv
Tips
- Disse prinsippene kan også gjelde for datamaskiner eller andre elektroniske arkiveringsgrupper.
- Bruk en indeks for filer som ikke er plassert alfabetisk. Dette bør være alfabetisk ordnet slik at du raskt kan finne filene uansett. Sett denne indeksen foran i filen.
- Start med å rense og sortere gjennom haugene med papirer, og bruk post-it-lapper for å sortere i kategorier, og deretter underkategorier.
- Det er nyttig å ha en diverse fil for elementer som ikke passer pent andre steder.
